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●小売の導入事例│イズミ

お助けマン
個人スキルと勤務条件を考慮し「公平」も維持、複雑なシフト表作成を人力で行うのは困難 簡単な設定のみで対応できるスペックが魅力
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株式会社イズミ
課題 在籍20 名以上、個別スキルと勤務条件を考慮しつつ公平さを求められるシフト
慣れたスタッフでもシフト表作成に数日を要し、その間は本来の業務が止まっていた
店舗数が増える今後は人員増加も予想され、すべてを人力で行うのは困難に
下
効果 最初の個人条件設定さえ整えれば、ボタン一つでシフト表の8割が自動で完成する
出力の締切に追われていたスタッフに余裕が生まれ、本来の業務に早く戻れるように
一度覚えればトラブルなく使える操作性の高さで、今後の人員増加にも対応可能
各スキルをうまく組み合わせた表が求められた

 株式会社イズミは、1946 年の創業以来、広島県を中心に100 店舗以上の商業施設を展開している。古くは「スーパーいずみ」、1990 年代からは「ゆめタウン」の名称で親しまれてきた。効率的な管理業務を実現するため近年は各店舗の会計情報を本社へ集約し、専門の部門を立ち上げて処理を行っている。在籍するスタッフは20 名以上。勤務シフトお助けマンは、この部署で2018 年12 月から導入した。
 経理部経理課スタッフリーダーの山内亜季氏は「条件が複雑なので、今後もシフト表作成を人力で行うのは難しいと感じました」と話す。作成時に確認すべき要素はいくつも重なっている。たとえば、連続出勤になっていないか、時給が高い日曜祝日の勤務が偏っていないか、契約通りの公休数を守れているかなど、皆が公平に働ける条件に整えなければならない。さらに、任せられる業務はスタッフのスキルごとに異なるため、毎日の業務に必要な人員を適切に配置して、各プロセスが円滑に進むようにも配慮する。
 経理スキルだけでなく、勤務条件や1 カ月の公休もスタッフごとに違う。これまでは担当者が紙に手書きしたシフト表をExcelに転記し、出力したものを複数人で見直してまた修正していた。出来上がるまで2 日間はつきっきりだったという。もっと手軽な方法があるに違いないと考え、山内氏は2018 年夏頃からツールを探し始めた。

数々の複雑な条件でも、設定変更だけで対応できる

 そこで、パートナーであるリコージャパン株式会社と協議し、見つけたツールが勤務シフトお助けマンだった。パンフレットとサイトを確認して、一度デモンストレーションを依頼した。山内氏は「個別の条件について心配だったので、『こんな条件ではどうですか』とその場でいろいろ質問しました。でもソフト内の設定を変えるだけですんなりクリアするので、その対応力の高さに驚きました」と話す。
 このツールなら毎月16 日開始という設定が可能であり、公休日や勤務時間など個別の勤務条件に対応できる。設定変更は自分たちがソフト内のパラメータを変えるだけで完了し、初期投資として多大な開発コストは不要だった。デモで使いやすさを実感し、まずトライアルを始めることにした。
 2 カ月間のトライアルについて、山内氏は「とてもありがたかったですね。この操作ではどうなるのだろう、という実験をいくつも行うことができました」という。期間中に行った試行錯誤で使い方の疑問の多くが解消し、正式導入後はサポートへの質問をほとんど行っていない。「設定が整っていれば、基本的な使い方に大きな変化がないのでわかりやすいと思います」と山内氏。社内レクチャーは山内氏が行い、スムーズに実用に至っている。

「8割の自動化」のおかげで作業負担が激減

 情報管理部情報管理課担当マネージャーの荻野秀彦氏は「作業の8割が自動作成できるので非常にありがたいです」と話す。「複雑な条件が重なるので、見直しと手修正はどうしても発生すると考えています。しかし作業量が2 割になれば作業者の負担は大幅に減ります。これがとても助かるのです」。今後は条件設定を工夫して、スタッフに身につけてほしい一歩先のスキルを視野に入れ、人材育成の側面からも適切に業務を割り振れるようにしたいという。
 ツール導入後は、シフト表作成業務に丸々2 日間をかけることはなくなった。シフトを組み合わせるだけなら1 日目に終わり、念のための自己確認と経験者のチェックを2 日目に行っているという。お助けマンなら条件を入力したら後はポンとボタンを押すだけ、自動で表が生成されて出てくるため、担当者には「今日はここまでにして、本来の仕事に戻ろう」という余裕ができ、経理業務の生産性も上がった。
 また、管理業務のほか、店舗フロア業務でもお助けマンが使えたらよいのでは、と検討しているという。荻野氏は「シフト表作成という同じ悩みを持っている部門はほかにもあります。管理者たちのシフト表作成時間が短縮できれば、私たちがお客様のために使える時間をもっと増やせるのではと考えています」と話す。

  • 勤務シフト作成画面

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