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●ホテルの導入事例│
 横浜ベイシェラトンホテル ホテル&タワーズ

お助けマン
社内公募によってお助けマン導入部門を募り、システム管理部門で基本設定入力をサポート 一つの成功事例からホテル内でさらなる横展開へ。短縮した時間を本来業務にあてることで、お客様サービスの品質も向上
  • 横浜ベイシェラトンホテル ホテル&タワーズ
  • 外観
横浜ベイシェラトンホテル ホテル&タワーズ
課題 シフト表作成担当者は本業務を兼ねるため、毎月の負担が大きい
どんなに手慣れた担当者でもExcel 利用の表作成はとても時間がかかってしまう
できるだけ現場に負荷をかけずに、新しい業務効率化ツールを導入したい
下
効果 自動作成機能によって、シフト表作成担当者が悩まずに出力できるようになった
作成所要時間が3時間から40分になり、残業が減って本業務への注力が可能になった
最初の条件設定をシステム管理部門が担うことで、スムーズに現場へ導入できた
メリットを知らせ、使いたい現場を社内公募

 横浜駅西口を出てすぐという魅力的な立地にある横浜ベイシェラトン ホテル&タワーズ。1998 年に創業し、横浜の観光・ビジネス拠点として国内外から多くのお客様を迎えている。快適な時間を過ごせる上質な空間を提供するためスタッフが交代制で勤務する中、まずウエディングサービス部門で勤務シフトお助けマンの導入が決まった。
 ウエディングサービス部門のスタッフは約20 名。すべて、挙式披露宴のご相談や新郎新婦さまご来館時にサポートを行うプランナー職だ。勤務は早番と遅番の2 交代制だが、土日祝日を含めて出勤できる正社員や決まった曜日や時間に出勤するパートタイマーが混在するため、シフト表は専任者がExcel で3 時間ほどかけて作成していた。
 同ホテルでシステム部門を担当する運営管理部IT の山口正太郎氏は「ホテル内でシフトのある職場は30 ほど。どの現場でも毎月のシフト作成に時間がかかるのは知っていたので、ツールで解決したいと考えていました」と話す。ただし「現場が使いたいと思わなければ導入してもうまくいかない」という考えから、今回はあえてお助けマンを導入したい部署を「社内公募」した。そこで手を挙げ、早速2017 年12 月から利用を開始したのがウエディングサービス部門だった。
 山口氏は「公募するときはシンプルに『シフト表を自動作成するツールがあるが使いたい部門はないか』と呼びかけました。仕組みや画面操作を見せるより先に、まずメリットを伝えるほうがわかりやすいと考えたからです」という。

現場の負担を減らすため、初期設定は肩代わり

 お助けマン導入後、ウエディングサービス部門ではそれまで3時間かかっていたシフト表作成が40 分で完成するようになった。プランナーはご婚礼相談や挙式のお客様を最優先するため、担当者がシフト表作成だけに集中して時間をとるのは難しい。しかし「自動作成機能を使うと一発で基本になるシフト表ができます。手直しは少しだけなので、担当者にとってはボタンを押すだけで『何も考えなくてもいい』ところが非常に楽なのでは」と山口氏は語る。
 担当者からは最初の利用時から「40 分で簡単にできた」と喜びの報告があったという。
 このスムーズな導入には山口氏のもう一つの工夫が隠されている。それはシステム管理担当者である山口氏がお助けマンの初期設定を肩代わりしたことだった。「現場はとても忙しいのですが私なら入力をサポートできます。だから事前に在籍者の勤務条件を聞いて設定するところまでは私が行いました」。この場合の勤務条件とは、固定シフトのスタッフの時間・曜日についてだ。次月の休暇希望日など、月々の変更が発生する項目はシフト表作成の担当者が入力する。
 自動作成時はエラーが出ることもあるが、現場を知るシフト表作成者が手入力で調整して表を完成させる。それでも3 時間かかっていた作業が40 分に縮んだ効果は大きく、さらに慣れれば30分ほどまで短縮できそうだという。初期のルール設定をシステム担当者が行ったおかげで、現場で負担なくツールのメリットを受け取れている。

リーズナブルに、複雑な条件設定の表が自動作成できる

 この導入事例はシフト表を必要とする他の部門でも注目され、現在は宿泊予約部門でもトライアルが始まっている。山口氏は「ツールを使ってもっと楽になるよう、ホテル内で事例を横展開していきたい」と話す。どんなに手慣れた人が行ってもシフト表作成は非常に時間がかかる作業であり、本来の業務を圧迫してしまうものという認識があるからだ。
 以前からシフト表自動作成のシステムは探していたが、なかなかニーズと予算に合うものがなかった。お助けマンについては「検索してニュースリリースを見つけました。画面のわかりやすさとリーズナブルな価格が導入の決め手です」。他社サービスでは勤怠管理と組み合わせたシフト表作成が可能なものもあるが「やはりそれはシフト表作成より勤怠管理がメイン機能です。それに輪番制のようなシンプルなシフト表はできても、個々の勤務条件を含めた複雑な自動作成の場合、ここまで可能な競合サービスはないでしょう」と山口氏は話す。
 JR システムの対応についても「問い合わせたらその場で解決できるので、とても助かっています」。今後は、多人数で複雑な勤務条件の部門でもお助けマンの利用を広げていきたいという。

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