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●店舗の導入事例│関西エアポートエージェンシー

お助けマン
国際空港免税店における販売員の勤務シフト作成に 「勤務シフト作成お助けマン」を活用して、省力化、標準化を実現
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株式会社関西エアポートエージェンシー
課題 スタッフの数が多く、勤務種別も多い中で、勤務シフト作成の負荷を減らしたい
遅番の翌日に早番が入るといったことがないように、細やかな設定をしたい
シフトの作成ミスを極力無くし、あってもすぐに気づけるような仕組みがほしい
下
効果 100名という大人数の勤務シフト作成の労力を大幅に削減
柔軟な設定が可能なため、さまざまな要望にも対応
作成作業の標準化によりミスが減り、さらに作成経験がない人とも分業が可能に
店舗スタッフの勤務シフト作成が大きな負担に

 株式会社関西エアポートエージェンシーは、関西国際空港で直営免税店10店舗を運営している。免税店は第1ターミナルの国際線ゲートエリアにあり、総合免税店「KIX DUTY FREE」をはじめ、化粧品、香水専門の「Duty Free Shop Les Cosme」など、幅広い免税商品が取り扱われている。
 「フルフライト対応ということで、飛行機が飛ぶ時間帯は店舗がオープンしています。時期によって異なりますが、朝は5時くらいから、夜は2時くらいまでの営業となるので、スタッフはシフトを組んで交代で勤務しています」と話すのは、免税店舗運営グループ 担当グループリーダーの花村 教一氏だ。
 勤務シフトは従来、表計算ソフトを用いて、各店舗のマネージャーが作成し、管理を行ってきた。「KIX DUTY FREEのように規模も大きく、スタッフも多い店舗では、勤務シフト作成が大きな負担になっていました」と花村氏は語る。
 勤務シフトの作成にあたっては、まずスタッフから希望の休日を聞き、公休なども組み込んだ上で、勤務時間を入れ込んでいく。「勤務時間帯によって10数パターンの勤務種別があり、職責によっても勤務時間は異なります。また、免税店ですので、外国語のできるスタッフも均等に割り当てる必要があります。これができないと、お客様に満足なサービスを提供できないばかりか、働いているスタッフにも負担を掛けてしまうことになります」と花村氏は勤務シフト作成の難しさを説明する。

約100名の複雑な勤務シフト作成を自動化

 現在、関西国際空港では新たなターミナルビルの建設が進んでおり、同社では、そこでも直営店舗を運営する予定だ。そうなると今後はさらにスタッフが増え、勤務シフトの作成がさらに大きな負荷になってくる。
 「そこで勤務シフト作成を支援してくれるツールの活用を考えました。Webサイトなどでさまざまなツールを検討した結果、JRシステムの『勤務シフト作成お助けマン』が当社の要望にもっとも応えてくれるツールということがわかり、採用しました」と花村氏は振り返る。
 勤務シフト作成ツールを検討するにあたっていくつかのポイントがあった。まず、1勤務表におけるスタッフの登録数が100名程度と多く、かつ勤務種別も多いという条件でもある程度の自動化を実現すること。加えて、遅番の翌日に早番が入るといったことのないように、細やかな設定ができることや、シフトの作成ミスを極力無くし、あってもすぐに気づけるような仕組みを持つことなども要件となった。それら要件を十分に満たしたのが勤務シフト作成お助けマンだった。
 免税店舗運営グループ サブリーダーの岸本 佳子氏は、「勤務シフト作成お助けマンなら、スタッフが増えてもシフト作成の工数を軽減できると感じました」と、勤務シフト作成お助けマンを紹介された際の印象を話す。
 2016年3月からは試行運用に入り、同4月からは正式な運用がはじまった。ターミナルを北と南の2つのエリアに分け、それぞれ約100名のスタッフの勤務シフトを、勤務シフト作成お助けマンを活用して作成している。「導入の苦労はほとんどありませんでした。JRシステムは問い合わせなどへのレスポンスも非常に速く、さまざまな要望にも迅速に対応してくれました」と花村氏。

シフト作成経験のないスタッフとも分業が可能に

 勤務シフトお助けマンの導入により、南北それぞれ約100名のスタッフの勤務シフト作成を省力化、標準化した関西エアポートエージェンシー。「まもなく新ターミナルビルも完成します。スタッフやシフトの増減も落ち着いて、さらに効率化を図っていけると考えています。これからも勤務シフト作成お助けマンを活用していきます」と花村氏は今後の展望を語った。

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