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●医療機関の導入事例│飯塚病院

お助けマン
筑豊地域髄一の総合病院が「勤務シフト作成お助けマン」を採用。 専門性の高い勤務形態に対応する勤務シフトを自動作成し、 管理職の労務管理負担軽減と職員の不満低減を同時に実現
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株式会社麻生
飯塚病院
課題 専門性に応じた勤務形態と職員数の増加で勤務シフト作成が業務を圧迫
個人の希望をバランスよく組み入れることが困難で不満や複雑さを増大
勤務シフト作成のために毎月ほとんどの日をその組み立てと調整に充当
下
効果 システムを導入して労務管理負担を軽減し公平性の高い勤務シフトを実現
自動作成機能と手修正を併用して偏りを解消し不満を大幅に削減
勤務シフト作成をルール化して作業期間を半減し本来の業務に専念
紙やExcelなどを使った複雑な勤務シフト作成が本来の業務を圧迫

 明治末期の北部九州・筑豊地域は、殖産興業政策の柱となる石炭産業が活況するも、公的な医機関はなく結核や伝染病の蔓延が社会問題となっていた。そのため、財源難の自治体に代わり地元資本家の麻生太吉氏が私財を擲ち、1918 年に開設したのが株式会社麻生 飯塚病院(以下、飯塚病院)だ。当時120 床・5 診療科でスタートした同病院は、現在、1,116 床、32 病棟、39 診療科・部を有し、飯塚市を中心に嘉麻市・田川市・直方市などで構成される筑豊地域の中核病院として発展。地域医療支援病院や災害拠点病院の指定を受けるほか、二次医療圏内唯一の救命救急センターとして年間4 万2,000 名の救急患者を受け入れるなど、医師・看護師を始めとする全職員が「We DeliverThe Best -まごころ医療、まごころサービス それが私達の目標です-」の経営理念を共有して医療と福祉に一丸で邁進する姿勢は、地域住民から絶大なる信頼と衆望を得ている。
 飯塚病院には従業員2,400 名が在籍し、各部署が専門性に応じた多様な勤務形態を行っている。近年職員数が増えるに従い、勤怠管理や勤務割りの作業が年々大きな負担になっていたと語るのは、飯塚病院 経営管理部 人事課 課長の古谷秀文氏だ。
「医療サービスの向上と専門性が高まる中で、従来のような単純な2 交代制、3 交代制を組むだけでは必要な人員配置は難しくなっています。各管理職が紙やExcelなどを使って勤務シフト表を組み立ててはいるものの、職員個人ごとに早出・遅出・休日の希望をヒアリングして、土日勤務や夜勤をバランスよく組み入れていくのは非常に複雑な作業となり、その負担が本来の業務を圧迫するまでに深刻化していたのです」
 年齢も家族構成も生活環境も異なる職員全ての希望を聞き入れることは事実上不可能で、どうしても偏りやばらつきが生じ、それが小さな不満となって職場環境や人間関係を乱す原因にもなる。古谷氏は、「管理職の労務管理の負担を軽減し、皆が納得できる公平性の高い勤務シフトを作るため、何らかのシステムを導入して自動化しなければならないと考えていました」と振り返る。

定額料金の安価な価格帯と自動作成機能が導入の決め手

 飯塚病院 経営管理部 人事課 課長代理の田原和幸氏も現状の手作業による弊害を指摘する。「勤務シフトをベースとした勤怠管理を給与計算につなげる必要があるのですが、手で入力しているため時々ミスが生じてしまいます。それをシステム化することができればデータを取るだけでミスなく給与計算に連携することができ、人事課としても処理時間の短縮やミスの防止につなげることができると考えていました」
 さらに、飯塚病院 経営管理部 人事課 下原陽子氏も、院内の労働環境の変化に言及する。「ある部署ではこれまで男性のドクターを対象に勤務シフトを組んでいましたが、最近では女性のドクターも増えており、育児という要素を考慮する必要が出てきたため従来通り簡単には組めなくなっているという問題も生じていました」
 そこで人事課が中心となり、複数の勤務シフト作成ソフトの情報を調べる中で、最も注目したのがJRシステムの「勤務シフト作成お助けマン」だった。
 田原氏によると、勤務シフト作成お助けマンの導入メリットは大きく2 つあったという。1 つは、低コスト。「他のシステムは数百万円単位の導入費用が必要でしたが、勤務シフト作成お助けマンはライセンスあたりの定額料金を毎月月末に支払うだけ。導入しやすい価格帯だったことも選定のきっかけになりました」
 もう1 つは、運用のしやすさだ。「勤務条件を入力するだけで勤務シフト表が自動作成され、それをベースに担当者が確認し、微調整を反映して完成させるだけの手軽さに驚きました。JRシステムの専用サイトからアプリケーションをダウンロードして、必要な設定を行うだけすぐに運用を開始でき、別途サーバーなどのハードウェアを構築する必要がないため短期導入が実現できました」

勤務シフトをルール化した結果作業期間が約半分にまで短縮

 飯塚病院では、2013 年8 月にまず中央放射線部で利用を開始、その後2014 年4 月に栄養部(管理栄養士、給食調理部門、スチュワード)や救命救急センター(ER-Aide)、薬剤部、今年度は研修医教育室にも導入され現在8 部署で活用されている。
 飯塚病院 中央放射線部 副技師長の山下卓士氏は、第一印象を次のように話す。「放射線部では3 人1 組の体制で勤務シフトを組んでいますが、常に必要な技術職種を持つスタッフ同士を組み合わせる必要があり、当直制から2 交代制に変更した時に、既存の勤務シフトツールではその勤務態勢を網羅することが難しくなりました。そこで勤務シフト作成お助けマンを試してみたところ、さまざまな組み合わせが可能で、年齢などに制限をかけることもできたので、以前のツールよりも使いやすいことがすぐにわかりました」
 山下氏は、勤務シフト作成お助けマンの自動作成機能で編成した勤務シフト表をベースに、急な要望などを聞き入れて柔軟に修正を加えている。以前は休みの回数や土日割り当ての偏りなどを気にする声も多かったが、今ではそうした不満も大幅に減少したという。
 また、勤務シフト表を作成する物理的な負担も大きく改善されたという。「以前は毎月ほとんどの日をその組み立てと調整に当てなければならず、解放される期間がありませんしたが、勤務シフト作成お助けマン導入後は、個人の勤務希望を毎月15 日までにヒアリングして翌々月分の勤務シフトを決定するというルール化ができたため、その後の微調整を含めても作業期間が約半分に短縮し、本来の医療業務に集中できる時間を増やすことができるようになりました」

自動作成は新規に導入する部署が最も有効に活用できる機能

 田原氏も、「勤務シフト作成お助けマンは自由度が高く柔軟で、他のツールよりも勤務シフトを精緻に組み上げることが可能です。細かいところまで機能が備わっており、かなり融通が効くシステムだと感じています」と評価する。
 院内にはまだ勤務シフト作業をシステム化せず手作業で行っている部署も多く、今後はシステム化を希望する部署があれば勤務シフト作成お助けマンの活用を働きかけていく予定だ。
 下原氏は、「自動作成機能は新規に導入する部署にとって最も有効に活用できる部分です。業務効率化も図れるため、例えばコメディカルスタッフの勤務シフトやドクターの当直シフトなどさまざまな職種で活用できるのではないかと考えています」と話す。
 そして今回の導入を振り返り、田原氏は、「勤務シフト作成お助けマンはJRグループの重要システムを開発・運営してきたJRシステムのノウハウと信頼性をよく反映されたシステムだったので、安心して院内に導入を勧めることができました。今後の追加導入の際も引き続き手厚いサポートを期待しています」と語る。
 地域の医療と福祉を担う飯塚病院で日々奮闘する医師や職員たち。その献身的なモチベーションを支えるため、JRシステムは勤務シフト作成お助けマンの円滑な活用に向けてこれからも全力を傾けていく。

  • 勤務シフト作成画面

    勤務シフト作成画面