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●医療機関の導入事例│佐倉整形外科病院

お助けマン
シフト作成の労力と時間の削減だけでなく、
スタッフの働きやすい環境づくりにも「勤務シフト作成お助けマン」が威力を発揮
  • 医療法人社団 樹徳会 佐倉整形外科病院
医療法人社団 樹徳会 佐倉整形外科病院
課題 条件とローテーションが複雑にからむ勤務シフトの作成
看護師一人ひとりの希望をできる限り叶えたい
様式9 をミスなく効率的に作成したい
下
効果 2段階のシフト作成で、複雑な条件も短時間でクリア
スタッフの希望を叶える公平なシフト作成を実現
ミスなく短時間で様式9 を作成することも
求めていたのは、特殊な勤務シフトにも対応できるシステム

 千葉県北部、佐倉市にある佐倉整形外科病院は、「手の外科」に精通した専門性の高い病院として知られている。また、手術用顕微鏡を使って行う手術「マイクロサージャリー」の技術と設備を有する県内でも数少ない施設である。整形外科の他に眼科もあり、専門性の高い高度な医療と地域に密着した医療を提供している。
 本病院で看護師長を務めているのは、理事長であり眼科医師でもある江畑理佳医師だ。看護師のレベルアップとワークライフバランスの向上のために、多忙な医師としての仕事をしながら看護師免許を取得。2012 年に看護師長を兼任するようになった。
 看護師長の最も重要な仕事は勤務シフト作りであると語る江畑医師は、「手書きで作成する勤務シフト作りがどれほど大変か知っていたので、私が看護師長になったら、シフト作りのソフトを導入しようと決めていました」と当時を振り返った。同医師は2012 年に開催された「国際モダンホスピタルショウ2012」や日経新聞に掲載された記事でJR システムの「勤務シフト作成お助けマン」を知り、同ソフトについて詳しい話を聞いた。
 候補は他にも2つあったそうだが、採用の決め手となったのは何だったのだろうか。「みどりの窓口のオンラインシステムなど、JRグループのさまざまなシステムを作っているという実績は大きかったですね。さらに、いろいろな疑問に的確に答えてくださった担当者さんの対応も良かった。うちの病院の勤務シフトは実に特殊で複雑です。それでも、『大丈夫です』と自信をもって言ってくれたのはJR システムさんだけでした」と江畑医師。佐倉整形外科病院の看護師は、他の病院と同じように日勤、夜勤、早番、遅番があるだけでなく、手術室、外来、病棟をローテーションでまわることになっている。だが、看護師としてのレベルはさまざまで、手術室、外来、病棟をしっかり任せられる人材は限られている。
 「特殊な勤務シフトなので、考慮しなければならない条件付けは何十とあります。今はもう、考えながら手書きで勤務シフトを作るなんて考えられません。『勤務シフト作成お助けマン』は、私たちにとって本当に“ お助けマン” なのです」

夜勤シフトを確定させてから、その他を決める2段階作成が可能に

 2013 年4 月現在で、「勤務シフト作成お助けマン」を導入して約6 ヶ月間が過ぎた。導入はスムーズだったのだろうか。実際に入力を担当している中村里美師長秘書に聞いてみた。「いちばん最初の条件設定はやはり大変でしたが、JR システムさんが事細かに対応してくださったので、問題なく導入することができました。エクセルなどの事務系のソフトの基本的な知識があれば問題なく使いこなせるのも良かったです」
 また、4 ヶ月間使用した頃、ソフトがバージョンアップされた。それによって、最初に夜勤シフトのみを確定させて、それからその他のシフトを決めていくという2 段階作成が可能になった。
 夜勤シフトを決めるということは、夜勤、夜勤明け、休日の3日間を確定させるということだ。夜勤シフトが動くと、その日だけでなく、3日間を移動させなくてはならなくなる。「入力は私が担当し、最後の調整は江畑先生にお願いしていますが、まず夜勤を決めるというのがシフト作成における第一条件です。しかも、その夜勤は看護師が希望したものか、そうではないのかも一目で分かるようになりました。『お助けマン』を使いはじめてから、2 段階になるといいですねとお願いしていましたが、それが叶えられて本当に助かりました」(中村師長秘書)

一人ひとりの希望を、平等に叶えるために

 「勤務シフト作成お助けマン」の導入メリットは、勤務シフトの作成にかかる苦労が大幅に低減されただけでないと江畑医師は語る。「今、どこの病院でも看護師不足は深刻な問題です。だから、今いるスタッフを大事にしなくてはいけない。そのためにも私は、看護師一人ひとりの希望をできる限り叶えてあげたいと考えています」
 現在の看護師の数は34人だ。病院の規模、年間1500件ある手術数から言えば決して潤沢な人数とは言えない。その少ない人数でその日必要な人数を確保しながら配置を決めていく。そして同時に、看護師一人ひとりの希望をできる限り受け入れることに「勤務シフト作成お助けマン」は大きく役立っているそうだ。
 「さらなるメリットは、公平感です。それまでの勤務状況を加味しながらコンピュータがシャッフルするので、誰に対しても公平です。人の作為が含まれないというのは、スタッフたちにとてもいい影響を与えていると思います」(江畑医師)

病院運営に重要な様式9の入力・作成にも対応

 看護師たちの労働状況を厚生労働省に提出する様式9 の作成にも「勤務シフト作成お助けマン」が活用されている。「そのスタッフが常勤なのか非常勤なのか、専従か兼務なのかの情報とともに、勤務時間数などがすべて『お助けマン』から、日本看護協会から提供されている所定のエクセルに落とすことができるので、とても助かっています」と笑顔で語るのは細谷清恵医事課長だ。
 それまでは、1つひとつの情報や数字を自ら入力。病院の運営に大きく影響する届け出であり入力間違いは許されないので、何度も、何度も確認作業を行う必要があった。 「入力ミスもなく、今は所定のエクセルに落とされたものを確認するだけです。これまで様式9 の作成に費やしていた膨大な時間を他の業務のために使うことができるようになりました」(細谷医事課長)
 勤務シフト作成にかかる労力と時間の大幅な削減だけでなく、実際に働く看護師のみなさんの労働環境の向上、病院運営に欠かせない様式9 の作成にと「勤務シフト作成お助けマン」がフル活用されている。「『お助けマン』は私たちにとって、もう手放せないソフトですね」(江畑医師)

  • 勤務シフト作成画面

    勤務シフト作成画面

  • キャプション

    様式9フォーマット画面