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導入事例

お助けマン
30以上の複雑な条件もクリアして勤務シフト表を作る
「勤務シフト作成お助けマン」導入で、10年以上続いた手作業が、ついに自動化
  • 社会福祉法人 厚生協会 指定障害者支援施設 屈足わかふじ園
  • 外観
社会福祉法人 厚生協会
指定障害者支援施設 屈足わかふじ園
課題 勤務シフトを組む際、勤務条件が非常に複雑
人間の手作業では不公平や偏りが発生
勤務シフト作成かかる時間が多大
下
効果 複雑な勤務シフト作成でもかかる時間を削減
自動化により公平なシフト管理を実現
現場で指揮を執ることができる時間が増加
30項目あるルールをクリアするシフト作成は現場の大きな負担

社会福祉法人厚生協会は、平成12年に指定障害者支援施設 屈足わかふじ園を開設し、重度の肢体不自由障がい者に対して生活介護、支援サービスを提供しています。同施設での悩みは、その複雑な勤務シフトで、介護スタッフは日勤、夜勤、早出、遅出の4交代勤務を現職員でどう回すかという部分でした。この複雑な勤務シフトを作るには、非常に手間がかかり、「ハードな業務なのでスタッフの負担が偏らないようシフトを組んでいましたが、ルールが複雑なため手作業に頼らざるをえず、途方も無い時間がかかっていました」。
クリアしなければならないルールは実に30項目もあり、ただでさえ忙しい介護の現場では、シフト作成のような事務作業は大きな負担となっていました。

試用期間中に不安な点や使い方を相談できたことが決定打に

この事態をなんとかしたいと考えた施設長の桑原氏は、ネット検索で「勤務シフト作成お助けマン」を知り、詳しく調べると自施設の複雑な条件でも対応可能なことがわかり、さらに「JRの現場のノウハウが活かされているシステムなら」と期待の中、問い合わせ後に試用を開始しました。
「試用期間中にJR システムに条件設定をしてもらって、実際に自動的にシフト表が出てきたときには感動しました。これなら使えると確信しました」 試用期間中でもJR システムにいろいろと相談できたことが導入の決定打になりました。

公平感とストレスの軽減、サービス向上も

基本的な作業の手順は以前と変わらず、必要なスタッフ数や各条件を入力するだけでシフト表が作成されますので、圧倒的にこれら事務作業の負担が軽減されただけでなく、公平感を出すことができ、精神的な負担も減らすことができました。「以前は一人ですべてを作るしかなかったのですが、今は一部を他と分担することも可能になり、公休の計算も自動化されて非常に楽になりました。
また、デスクワークの負担が減った分、介護の現場から離れることが減り、サービスの向上につなげることが可能になりました。」

法人内他施設でも導入を検討。同業者にもすすめています

法人内の特別擁護老人ホームでも同様の問題を抱えており、本システムの導入の検討に入りました。「同業者からも勤務シフト作成お助けマンについて質問を受けるようになりました。どこでも同じような課題を抱えているため、以前の私たちのように手作業で時間をかけているようです」 介護施設での勤務シフトは、利用者にきめ細かいサービスを提供するため、またスタッフの負担を軽減するための配慮が求められますが、作成にかかる手間と時間、精神的な負担を減らすことは、本事例のように様々な効果を生むことが可能となります。

  • 勤務シフト作成画面

    グループ条件・データ設定画面

  • キャプション

    勤務予定表画面